Rejestracja

Regulamin rejestracji uczestników na konferencję organizowaną
przez Polskie Towarzystwo Diagnostów Laboratoryjnych oraz firmę KOJ
w dniach w 21-23.09.2025. w Mrągowie

§ 1. Postanowienia ogólne

1.1. Regulamin stanowi podstawę organizacji Konferencji PTDL  "VI Jesień Diagnostyczna. Medycyna laboratoryjna XXI wieku" organizowanej przez Polskie Towarzystwo Diagnostyki Laboratoryjnej, ul. Konopacka 4/203A, 03-428 Warszawa, NIP: 5262177392 oraz firmę KOJ Adam Koj ul. Powstańców Śląskich 1c, 47-175 Kadłub, NIP: 7561434248, która odbędzie się w dniach 21-23.09.2025. w Mrągowie. Niniejszy Regulamin został zamieszczony na stronie www.konferencja-ptdl.pl, zwanej dalej stroną konferencyjną i określa prawa oraz obowiązki jej uczestników. Wszelkie zmiany w regulaminie będą podawane do wiadomości publicznej, poprzez zamieszczenie ich na stronie Konferencji.

1.2. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

§ 2. Uczestnictwo w Konferencji

2.1. Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:

2.1.1. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji lub poprzez darmową aplikację Konferencji PTDL  "VI Jesień Diagnostyczna. Medycyna laboratoryjna XXI wieku" dostępną dla urządzeń mobilnych pracujących w systemach operacyjnych Android i iOS Apple.

2.1.2. Uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanym przez Organizatora na stronie www.konferencja-ptdl.pl

2.1.3. Koszt udziału w Konferencji, pobytu i przejazdu uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

2.1.4. Organizator na żądanie Uczestnika wystawi fakturę VAT za udział w Konferencji (dane do faktury należy podać w formularzu zgłoszeniowym).

2.1.5. Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem serwisu internetowego www.konferencja-ptdl.pl lub aplikacji upływa w dniu 15.09.2025r. Rejestracja po tym terminie będzie niemożliwa.

2.1.6. Liczba osób uczestniczących w Konferencji jest ograniczona.

2.1.7. Każdy Uczestnik otrzyma zaświadczenie uczestnictwa w Konferencji zawierające informację o liczbie przyznanych punktów edukacyjnych.

2.1.8. W dniu rozpoczęcia Konferencji konieczne jest okazanie potwierdzenia zakupionego biletu/opłaty zjazdowej z indywidualnym kodem QR, w formie aplikacji mobilnej lub wydruku. W przypadku braku potwierdzenia konieczne będzie okazanie dowodu osobistego celem weryfikacji uczestnika. Każdy uczestnik otrzyma personalizowany identyfikator umożliwiający udział w Konferencji.

2.1.9. Organizatorzy stosować będą skanowanie kodu QR umieszczonego na personalizowanych identyfikatorach w celu: potwierdzenia obecności, odbioru materiałów konferencyjnych lub pozwolenia na przesłanie droga mailową ofert sponsorów i wystawców obecnych na konferencji.

2.1.10. Udział osoby niepełnoletniej w Konferencji możliwy jest jedynie na podstawie pisemnej zgody opiekuna prawnego lub w towarzystwie osoby pełnoletniej.

2.1.11. Zgłoszenie uczestnictwa jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.

§ 3. Opłaty

3.1. Wysokość opłat za uczestnictwo w Konferencji opublikowana jest na stronie internetowej www.konferencja-ptdl.pl.

3.2. Płatnikiem (adresatem rachunku) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Konferencji.

3.3. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

3.4. Opłatę za udział w Konferencji należy przesłać zgodnie z informacjami wskazanymi przez Organizatora poprzez system płatności PayU połączony z formularzem rejestracyjnym. Informacje o opłatach znajdują się na stronie internetowego serwisu konferencyjnego pod adresem www.konferencja-ptdl.pl.

3.5. Opłata zjadowa nie zawiera kosztu noclegu oraz dojazdu - uczestnik organizuje sobie nocleg i dojazd na własna rękę.

§ 4. Rezygnacja z udziału w Konferencji / Reklamacje / Polityka zwrotów

4.1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji powinna być dokonana w formie pisemnej. Polityka zwrotów zgodna z ustawą z dnia 30 maja 2014 r.o prawach konsumenta, art. 27

4.2. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji:

a) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji do 30 dnia przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę, zatrzymując odstępne w wysokości 10% wartości całości opłaty;

b) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji pomiędzy 29 a 21 dniem przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator ma prawo zatrzymać odstępne w wysokości 50% wartości całości opłaty;

c) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji w 20 dniu przed rozpoczęciem Konferencji lub później, Organizator zatrzyma całą otrzymaną wpłatę.

4.3. Uczestnik ma prawo delegować w zastępstwie inną osobę niż zgłoszona. Zmiany Uczestnika można dokonać najpóźniej do 20 dni przed datą Konferencji. Zmiana Uczestnika następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.

4.4. Wszystkie kwestie dotyczące zwrotów należy zgłaszać na adres kontakt@konferencja-ptdl.pl

4.5. Organizator rozpatrzy każdy zgłoszony wniosek o zwrot w ciągu 48 godzin od otrzymania wiadomości na adres kontakt@konferencja-ptdl.pl

4.6. Reklamacje w przypadku niezrealizowania przez Organizatora konferencji, wybranej sesji wykładowej lub warsztatu można zgłaszać na adres kontakt@konferencja-ptdl.pl

4.7. Reklamacje rozpatrywane będą indywidualnie przez Organizatora w ciągu 72 godzin od otrzymania wiadomości na adres kontakt@konferencja-ptdl.pl

4.8. Reklamacje rozpatrzone pozytywnie oznaczają dokonanie przez Organizatora zwrotu części lub całości wpłaconej kwoty zgodnie z cennikiem przedstawionym na stronie www.konferencja-ptdl.pl (oddzialnie udział w konferencji, udział w kolacji koleżeńskiej, udział w warsztatach płatnych)

§ 5. Odpowiedzialność Organizatora

5.1. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne konferencji zgodne z opisem na stronie internetowej Konferencji.

5.2. Organizator ustala plan konferencji oraz zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji, nawet w dniu, w którym odbywa się Konferencja, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.

5.3. Zmiany w programie konferencji, o których mowa powyżej nie mogą stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora.

5.4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych. W takim przypadku wszystkie wpłaty wniesione przez uczestnika Organizator zwróci Zamawiającemu w pełnej wysokości.

5.5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestnika, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

§ 6. Odpowiedzialność Uczestnika

6.1. Uczestnik zobowiązuje się zastosować się do wymagań niniejszego Regulaminu, jak również stosowania się podczas konferencji do zasad bezpieczeństwa oraz instrukcji i poleceń organizacyjno – technicznych przedstawicieli Organizatora oraz Hotelu Mrągowo, w Mrągowie.

6.2. W szczególności na terenie hotelu Mrągowo zabronione jest:

b) sprzedaż i używanie narkotyków (środków odurzających, psychotropowych i innych o których mowa w ustawie z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii tj. DZ.U. z 2012 r. poz. 124 , z późn. zm.).

c) wnoszenie broni palnej i innych niebezpiecznych przedmiotów.

6.3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczeni na terenie obiektu, na którym odbywa się Konferencja.

§ 7. Ochrona danych osobowych

7.1. Administratorem danych osobowych jest Polskie Towarzystwo Diagnostyki Laboratoryjnej, ul. Konopacka 4/203A, 03-428 Warszawa, NIP: 5262177392 oraz firma KOJ Adam Koj ul. Powstańców Śląskich 1c, Kadłub, 47-100 Kadłub, NIP: 7561434248, REGON: 532178602.

7.2. Dane osobowe Uczestników przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy uczestników a także w celu dokonania rozliczenia transakcji z tytułu opłat za Konferencję oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń opłaty z Konferencję lub innych.

7.3. Dokonując rejestracji Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy Uczestników.

7.4. Uczestnikom przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich poprawy oraz żądanie usunięcia. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Konferencji.

7.5. Organizator zastrzega sobie prawo do skorzystanie z serwisu zewnętrznego do przeprowadzenia rejestracji.

7.6. Za zgodą Uczestnika zebrane dane mogą być gromadzone w jednej lub wielu bazach danych bezpośrednio lub pośrednio utrzymywanych przez Administratora danych osobowych.

7.7. Podczas Konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne i video. Uczestnictwo w wydarzeniach jest połączone z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku każdego z Uczestników, Prelegentów i Prowadzących w materiałach informacyjnych i promocyjnych.

§ 8. Postanowienia końcowe

8.1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie.

8.2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.

8.3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 15.05.2025r.

Obowiązek informacyjny na podstawie artykułu 13 RODO

Uprzejmie informujemy, że dnia 25 maja 2018 roku weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO).

W związku z tym spoczywa na nas obowiązek informacyjny o sposobie postępowania przez naszą firmę z danymi osobowymi. Poniżej znajdziecie Państwo pełną informację.

Kto jest administratorem danych osobowych?
Administratorem danych osobowych w myśl rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej jako "RODO") , czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Twoje dane osobowe w systemie Konferencji PTDL  "VI Jesień Diagnostyczna. Medycyna laboratoryjna XXI wieku" , są: Polskie Towarzystwo Diagnostyki Laboratoryjnej, ul. Konopacka 4/203A, 03-428 Warszawa, NIP: 5262177392 oraz firma KOJ Adam Koj ul. Powstańców Śląskich 1c, 47-175 Kadłub, NIP: 7561434248 (dalej również jako ,,ADO”).

Jak możesz się z nami skontaktować?

Można skontaktować się pod adresem e-mail: kontakt@konferencja-ptdl.pl lub na adres pocztowy: Polskie Towarzystwo Diagnostyki Laboratoryjnej, ul. Konopacka 4/203A, 03-428 Warszawa.

Jaki rodzaj Twoich danych osobowych przetwarzamy?
ADO przetwarza dane osobowe wskazane w formularzu rejestracji konta w aplikacji mobilnej „MK Konferencja” lub na stronie WWW www.konferencja-ptdl.pl oraz edycji profilu tj. imię, nazwisko, telefon kontaktowy, adres e-mail kontaktowy, miasto, państwo, wykształcenie, tytuł, linki do profili w portalach Social Media.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych?
ADO przetwarza Twoje dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy zawartej z Tobą, której celem jest umożliwienie Ci korzystania z systemu Konferencja PTDL, czyli aplikacji mobilnej na wydarzenia oraz ewentualnie strony WWW wydarzenia. Nasz system zawiera szereg funkcji, które pozwalają na komunikację między uczestnikami wydarzeń i publikację treści. Niekiedy Twoje dane będą wykorzystane w formularzu zgłoszenia na wydarzenie. Sporadycznie będziemy się z Tobą kontaktowali, w celu realizacji wsparcia technicznego w zakresie korzystania z aplikacji. Twoje dane mogą być również wykorzystane w celu wydrukowania personalizowanych identyfikatorów

Kto może zapoznawać się z Twoimi danymi osobowymi?
Odbiorcami danych osobowych są pracownicy ADO, organizator wydarzenia, w którym bierzesz udział oraz inni użytkownicy aplikacji „Konferencja PTDL”. Nadto na podstawie odpowiednich umów o przetwarzanie danych osobowych dane te mogą zostać przekazane podmiotom współpracującym z organizatorem wydarzenia przy realizacji świadczeń wynikających z umów np. drukarnią, firmą informatyczną, firmą logistyczną, ubezpieczycielem.
Nadto ADO może przekazać dane odpowiednim organom publicznym uprawnionym do zapoznania się z danymi.

Przez jaki czas przetwarzamy Twoje dane osobowe?
Okres przechowywania danych jest zależny od Ciebie. Możesz korzystać z naszej aplikacji na wielu wydarzeniach, dlatego my Twoich danych nie usuniemy, jeżeli nas o to nie poprosisz.

W jaki sposób chronimy Twoje dane osobowe?
ADO zapewnia, że stosuje odpowiednie warunki techniczne i organizacyjne służące zapewnieniu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych przed ich wyjawieniem. W tym celu wprowadzone zostały odpowiednie procedury oraz dokumentacja, a także zabezpieczenia systemów teleinformatycznych.

Jakie masz uprawnienia w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych?
Osoby, których dane osobowe są przetwarzane przez ADO uprawnione są do domagania się od ADO dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także przenoszenia danych. Nadto osoby te uprawnione są do cofnięcia zgody oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Czy musisz podać swoje dane osobowe?
W przypadku wydarzeń, w których możesz korzystać w aplikacji z funkcji interakcji, wymagamy podania co najmniej adresu e-mail, który jest identyfikatorem Twojego konta w naszym systemie. W niektórych przypadkach Organizator wydarzania stosując aplikację mobilną, może wymagać, aby uczestnicy, którzy się logują, podawali również swoje imię i nazwisko, co jest związane z rangą i charakterem wydarzenia. W każdym przypadku podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może skutkować niemożnością świadczenia na Twoją rzecz usług.

Informacje dodatkowe
- ADO nie dokonuje profilowania w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych ani nie przetwarza danych osobowych w sposób automatyczny i wpływający na Twoje prawa.
- ADO nie przekazuje danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Z poważaniem
Administrator Danych Osobowych PTDL oraz KOJ

kontakt@konferencja-ptdl.pl